Assistant(e) administrative et pédagogique

Job Description

l’ENSEIS de la Loire à Firminy recrute !

Sous l’autorité du directeur d’établissement et de l’adjoint de direction administrative, en lien fonctionnel avec les responsables de pôle, de filière et les formateurs permanents, le/la secrétaire pédagogique assure la gestion administrative et la gestion pédagogique des formations sur lesquelles elle est affectée. Il/elle assure le lien entre les apprenants et les formateurs.

Activités principales :
 Gestion administrative des formations VAE
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des candidats, des formateurs…
– Mise en place des financements, devis et facturation des dossiers
– Gestion des dossiers d’inscription et suivi des parcours
– Effectuer la saisie de la programmation de l’activité
– Enregistrer et éditer les contrats vacataires
– Gestion des questionnaires de satisfaction, enquêtes, bilans semestriels

 Gestion administrative d’actions de Formation Continue
– Assurer le traitement et le suivi des actions et en assurer le bon déroulement
– Organiser les sessions de formations (réservation des salles, matériel, reprographie)
– Établir les états de présence et gérer l’assiduité des apprenants
– Effectuer la saisie de la programmation de l’activité
– Enregistrer et éditer les contrats vacataires
– Créer, classer et gérer administrativement les dossiers des stagiaires
– Gestion de l’accueil des nouveaux apprenants (préparation de la rentrée, kits accueil)
– Gérer la logistique des examens (convocation, salles, matériel, photocopies, accueil)

Profil recherché :
Titulaire d’un niveau BTS, le/la secrétaire pédagogique a une expérience professionnelle équivalente confirmée de 3 ans.
Rigoureux(se), réactif(ve) et organisé(e), le/la secrétaire pédagogique maitrise les outils informatiques et bureautiques du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…) et les techniques de secrétariat (dactylographie, classement, gestion de l’agenda…).
Sensible aux enjeux de la qualité et de la communication, le/la secrétaire pédagogique présente une appétence pour la pédagogie et le travail en synergie avec l’équipe administrative et l’équipe pédagogique.
Une connaissance du secteur de la formation en travail social et du logiciel Aurion serait un plus.